radca@klaudiaknap.pl

Image Alt

Kancelaria Radcy Prawnego Klaudia Knap

t

Pracodawco, czy wiesz czym jest podróż służbowa?

Praca może być świadczona albo w ramach podróży służbowej albo w ramach delegowania. Przedsiębiorcy często mylą te dwa pojęcia dlatego, aby nie dopuścić do takiej sytuacji omówimy czym jest podróż służbowa i jakie różnice są między podróżą służbową a delegowaniem.

W polskim kodeksie pracy przepisem, który reguluje kwestie podróży służbowej jest przepis 775 §1, który mówi, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

W tym przypadku istotnym  jest aby wytłumaczyć pojęcie „stałego miejsca pracy”.  Zgodnie z kodeksem pracy przyjmuje się, iż „stałe miejsce pracy” jest to miejsce pracy jakie określone jest w umowie o pracę. W przypadku, gdy pracownik nie wyjeżdża poza „stałe miejsce pracy” nie można mówić o podróży służbowej. Konsekwencją tego jest brak prawa pracownika do roszczenia wobec pracodawcy o zwrot należności to jest diety. W przypadku kiedy pracodawca mimo nie spełnienia warunku „stałego miejsca pracy” wypłaci pracownikowi zwrot kosztów związanych z podróżą, wypłaconych kwot nie można uznać za związane z podróżą służbową. Pracodawca nie będzie mógł skorzystać z zaliczki na podatek dochodowy oraz składek ZUS.

Diety oraz należności wynikające z podróży służbowej są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych, a także nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego nie jest podróżą służbową stałe wykonywanie zadań w różnych miejscowościach i terminach, których wyboru dokonuje każdorazowo sam pracownik w ramach uzgodnionego rodzaju pracy.

Sąd Najwyższy określił również czym charakteryzuje się omawiana podróż służbowa.

Podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana:

1) poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,

2) na polecenie pracodawcy,

3) w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania.

Wszystkie te cechy muszą wystąpić łącznie.

Omawiając podróż służbowa musimy zaznaczyć, iż pracownik nie może odmówić realizacji podróży służbowej. Podróż służbowa ma charakter polecenia służbowego, a jego wypełnienie należy do obowiązków pracownika.

Oczywiście zły stan zdrowia usprawiedliwia odmowę realizacji polecenia pracodawcy. Zgodnie z kodeksem pracy uprzywilejowaną grupą w tym przypadku będą również kobiety w ciąży oraz opiekunowie dzieci do lat 4, których bez ich zgody nie wolno delegować poza stałe miejsce pracy.

Co w takim razie z czasem podróży służbowej? Przepisy nie dadzą nam tutaj jednoznacznej odpowiedzi. Nie odnajdziemy w nich bowiem konkretnych limitów, które określałyby maksymalny czas podróży służbowej. Podróż służbowa może więc trwać tak długo, aby pracownik mógł zrealizować zadania służbowe polecone mu przez pracodawcę, jednak nie powinna przekraczać 3 miesięcy. Wynika to z art. 42 k.p., który mówi, iż w przypadku powierzenia pracownikowi innej pracy trwającej powyżej 3 miesięcy, należy dokonać zmiany umowy. Przepis ten nie dotyczy jednak stricte podróży służbowych. W literaturze możemy się spotkać jeszcze z limitem 6 miesięcy, który wynika z przepisów podatkowych. Mianowicie dla wyjazdów trwających więcej niż 6 miesięcy, które wiążą się ze zmianą kraju, w przypadku przekroczenia 6-miesięcznego terminu może zależeć kraj obowiązku podatkowego.